Blog

How to Keep Your Team Focused and Productive During Uncertain Times (Bagaimana Menjaga Tim Anda....)

Uncertainty is uncomfortable for everyone. Whether it’s political turmoil or a reorganization at your company, employees who are concerned about their future are likely to be distracted and unproductive. What should a manager do? How can you keep people focused while also helping them cope with the feelings that change and ambiguity bring up?
(Ketidakpastian tentu tidak nyaman bagi semua orang. Entah itu kekacauan politik atau reorganisasi di perusahaan Anda, karyawan yang khawatir tentang masa depan mereka cenderung terganggu dan tidak produktif. Apa yang harus dilakukan seorang manajer? Bagaimana Anda bisa membuat orang tetap fokus sambil membantu mereka mengatasi perasaan yang berubah dan munculnya ambiguitas?)

What the Experts Say

Most of us feel overwhelmed, upset, and anxious when faced with uncertainty. “We have a fundamental neuroanatomy that orients us toward stress in highly charged times,” explains Rich Fernandez, cofounder of Wisdom Labs and an expert in resilience. And this can start an unhealthy cycle: “A symptom of distraction is more distraction. Then we feel more anxious,” says Susan David, a founder of the Institute of Coaching at McLean Hospital and author of Emotional Agility. On a team, these feelings, and the resulting hit to productivity, can be contagious. “We subtly pick up on the emotions and start to feel or mimic them ourselves,” she explains. To help people stay focused despite what may be going on in the world or the office, Fernandez believes in “compassionate management,” where you “seek to understand how you can be of service and benefit to employees while balancing the need to keep them on task.” Here are practical ways to do that.

(Apa yang dikatakan para ahli
Sebagian besar dari kita merasa terbebani, kesal, dan cemas saat menghadapi ketidakpastian. "Kita memiliki neuroanatomi mendasar yang mengarahkan kita pada stress di saat-saat yang sangat padat," jelas Rich Fernandez, salah satu pendiri Wisdom Labs dan seorang ahli dalam ketahanan. Dan ini bisa memulai siklus yang tidak sehat: "Gejala gangguan adalah perhatian lebih banyak teralih. Kemudian kita merasa lebih cemas, "kata Susan David, pendiri Institute of Coaching di McLean Hospital dan penulis Emotional Agility. Pada sebuah tim, perasaan ini, dan hasil mengenai produktivitas, bisa menular. "Kami sendiri secara halus menangkap emosi dan mulai merasakan atau meniru mereka," dia menjelaskan. Untuk membantu orang tetap fokus walaupun apa yang mungkin terjadi di dunia atau kantor, Fernandez percaya pada "manajemen yang welas asih," dimana Anda "berusaha memahami bagaimana Anda dapat melayani dan memberi manfaat bagi karyawan sambil menyeimbangkan kebutuhan untuk mempertahankan mereka tetap menjalankan tugasnya."Inilah cara praktis untuk melakukan itu.)


Take care of yourself first
You’ll be better able to support your team and model resiliency if you acknowledge and manage any stress and anxiety you feel yourself. Start by taking the time to understand what you’re feeling. “You want to label your emotions. Put distance between yourself and them so that you can make a conscious decision about how to act in a way that’s in line with your values,” David says. Ask yourself: Whom do I want to be in this situation? What’s most important to me? “If one of your core values is to be collaborative, for example, ask, ‘How can you help people feel like they’re part of the team?’”

(Rawat diri anda terlebih dahulu
Anda akan lebih mampu mendukung ketahanan tim dan percontohan Anda jika Anda mengakui dan mengatasi stres dan kecemasan yang Anda rasakan. Mulailah dengan meluangkan waktu untuk memahami apa yang Anda rasakan. "Labeli emosi Anda. Beri jarak antara Anda dan emosi-emosi itu sehingga Anda dapat membuat keputusan sadar tentang bagaimana bertindak sesuai dengan value (nilai) Anda, "kata David. Tanyakan pada diri Anda: Saya ingin menjadi siapa dalam situasi ini? Apa yang paling penting bagi saya? "Jika salah satu core value Anda kolaboratif, misalnya, tanyakan, 'Bagaimana Anda bisa membantu orang agar mereka merasa jadi bagian dari tim?'")


Acknowledge the uncertainty
If you sense your employees are concerned about the future of the country, your organization, or their jobs, don’t carry on with business as usual. “These experiences are very real and can’t be ignored, denied, or repressed,” says Fernandez. Even if your intention is to keep people focused, bottling your emotions, or expecting employees to do the same, can be dangerous. People start to feel uncomfortable voicing their feelings or concerns, and “you start to get a rebound effect,” says David. Instead, directly address the issue. You might acknowledge that things seem chaotic and unpredictable at the moment. At the same time, you only want to commiserate up to a point — you should avoid “brooding,” where you get stuck in a negative spiral. Acknowledge how people are feeling, but then “move on to talk about how you want to act as a team,” she says.

(Mengakui ketidakpastian
Jika Anda merasa karyawan Anda prihatin tentang masa depan negara, organisasi Anda, atau pekerjaan mereka, jangan melanjutkan bisnis seperti biasa. "Pengalaman ini sangat nyata dan tidak bisa diabaikan, ditolak, atau ditekan," kata Fernandez. Bahkan jika niat Anda adalah untuk membuat orang tetap fokus, menyimpan emosi Anda atau mengharapkan karyawan melakukan hal yang sama, bisa berbahaya. Orang mulai merasa tidak nyaman menyuarakan perasaan atau kekhawatiran mereka, dan "Anda mulai mendapatkan efek rebound," kata David. Sebagai gantinya, langsung atasi masalah tersebut. Anda mungkin menyadari bahwa segala sesuatunya tampak kacau dan tidak dapat diprediksi saat ini. Pada saat yang sama, Anda hanya ingin bersimpati sampai pada satu titik - Anda harus menghindari "merenung," di mana Anda terjebak dalam spiral negatif. Kenali bagaimana perasaan orang, tapi kemudian "lanjutkan bicara tentang bagaimana Anda ingin bertindak sebagai sebuah tim," katanya.)

Encourage self-compassion
Some of your team members may be looking around and wondering how their colleagues are keeping it together while they’re losing sleep and unable to be productive. Encourage them to have some self-compassion and acknowledge that stress is a normal, physiological response to feeling out of control or threatened. “Help staff recognize that change can bring about a lack of agency,” says David, which can send our brains and bodies into overdrive. If you’re feeling stressed, admit it, or talk about previous situations in which you’ve felt anxiety, so they know they’re not alone.

(Dorong Belas Kasih Diri
Beberapa anggota tim Anda mungkin melihat-lihat dan bertanya-tanya bagaimana koleganya bertahan saat mereka kurang tidur dan tidak bisa menjadi produktif. Dorong mereka untuk memiliki welas asih diri dan mengakui bahwa stres adalah respons fisiologis normal terhadap perasaan diluar kendali atau terancam. "Bantu staf mengenali bahwa perubahan dapat menyebabkan kurangnya kondisi badan," kata David, yang dapat membuat otak dan tubuh kita kelebihan beban. Jika Anda merasa stres, akui, atau bicarakan situasi terdahulu dimana Anda merasa cemas, sehingga mereka tahu bahwa mereka tidak sendirian.)


Ask people what they need
Talk with employees one-on-one and let them describe what they’re going through. Do some “perspective-taking by putting yourself in their shoes,” says Fernandez. You want to “truly understand what they think and feel, even if you don’t agree or feel the same thing.” This empathy forms the basis of trust so that you can move into problem-solving mode. Fernandez suggests saying, “It seems like a tough time. What would be most helpful at the moment? Let’s think about it together, because I want to help and make sure you can get your work done.” Maybe they need some extra guidance on how to reduce distractions, advice on prioritizing their work, or increased flexibility.

(Tanyakan apa yang mereka butuhkan
Bicaralah dengan karyawan satu lawan satu dan biarkan mereka menjelaskan apa yang mereka alami. Lakukan "pengambilan perspektif dengan menempatkan diri Anda di posisi mereka," kata Fernandez. Anda ingin "benar-benar mengerti apa yang mereka pikirkan dan rasakan, bahkan jika Anda tidak setuju atau merasakan hal yang sama." Empati ini menjadi dasar kepercayaan sehingga Anda dapat beralih ke mode pemecahan masalah. Fernandez menyarankan untuk mengatakan, "Tampaknya ini waktu yang sulit. Apa yang akan sangat membantu saat ini? Mari kita pikirkan bersama-sama, karena saya ingin membantu dan memastikan Anda bisa menyelesaikan pekerjaan Anda." Mungkin mereka memerlukan panduan tambahan tentang bagaimana mengurangi gangguan, saran untuk memprioritaskan pekerjaan mereka, atau fleksibilitas yang meningkat.)


Focus on what you do control
Research has shown that even small rituals can reduce stress and improve performance, as can incremental progress toward clearly defined goals. You might also give people more flexibility in dictating their work schedule, so long as you “encourage them to plan in advance and make an agreement that the performance expectations remain the same,” Fernandez says. David recommends returning to values as well. Even when “a lot of power and choices are being taken away, you still get to choose whom you want to be,” she explains. So help employees clarify what’s important to them. You can do this with the whole team by asking, “How do we want to act during these times? How do we want to treat one another?” Members might agree that they want to continue delivering a quality product to your clients while being respectful and kind to one another, for example. “It helps a team stay grounded when you reassert and reaffirm a shared sense of purpose,” says David.

(Fokus pada apa yang Anda kendalikan
Penelitian telah menunjukkan bahwa bahkan ritual kecil pun dapat mengurangi stres dan meningkatkan kinerja, seperti juga kemajuan inkremental menuju tujuan jelas yang ditetapkan. Anda juga bisa memberi lebih banyak fleksibilitas dalam menentukan jadwal kerja mereka, asalkan Anda "mendorong mereka untuk merencanakan terlebih dahulu dan membuat kesepakatan bahwa ekspektasi kinerja tetap sama," kata Fernandez. David juga merekomendasikan untuk kembali ke value. Bahkan ketika "banyak kekuatan dan pilihan direnggut, Anda tetap bisa memilih Anda ingin menjadi siapa," dia menjelaskan. Jadi, bantu karyawan untuk memperjelas apa yang penting bagi mereka. Anda dapat melakukannya dengan seluruh tim dengan bertanya, "Bagaimana kita ingin bertindak selama masa-masa ini? Bagaimana kita ingin saling memperlakukan?" Anggota mungkin setuju bahwa mereka ingin terus memberikan produk berkualitas kepada klien Anda sambil bersikap hormat dan baik satu sama lain, misalnya. "Ini membantu tim tetap bertahan saat Anda menegaskan dan memastikan kembali tujuan bersama," kata David.)


Encourage and model self-care
Sleep, exercise, and good nutrition are proven stress killers and productivity enhancers. So encourage your team members to take care of themselves, says David. For example, if an employee tells you she’s taking her phone to bed to read work emails or the news, you might suggest she leave it in another room. If you see people checking Twitter or gossiping about a reorganization during lunch breaks, you might invite them to go out for a walk instead. It’s not a manager’s place to dictate these behaviors, but it’s OK to give advice, especially based on your experience and what’s worked for you. Mindful breathing helps to calm anxiety and increase focus, Fernandez says. Although it may seem awkward to remind your staff to inhale and exhale, you can share the research on its benefits.

(Dorong dan contohkan perawatan-diri-sendiri
Tidur, olahraga, dan nutrisi yang baik terbukti sebagai pembunuh stres dan peningkat produktivitas. Jadi dorong anggota tim Anda untuk merawat diri mereka sendiri, kata David. Misalnya, jika seorang karyawan mengatakan bahwa dia membawa teleponnya ke tempat tidur untuk membaca email kerja atau berita, Anda bisa menyarankan agar dia meninggalkannya di ruangan lain. Jika Anda melihat orang-orang memeriksa Twitter atau bergosip tentang reorganisasi saat istirahat makan siang, Anda dapat mengundang mereka untuk pergi berjalan-jalan. Bukan pada tempatnya jika manajer mendikte perilaku ini, tapi tidak apa-apa memberi saran, terutama berdasarkan pengalaman Anda dan apa yang berhasil untuk Anda. Pernafasan yang baik membantu menenangkan kegelisahan dan meningkatkan fokus, kata Fernandez. Meskipun kelihatannya aneh untuk mengingatkan staf Anda untuk menghirup dan menghembuskan nafas, Anda dapat membagikan penelitian tentang manfaatnya.)

Principles to Remember
(Prinsip untuk diingat)

Do:
(Boleh Dilakukan)

  • Normalize stress — it’s a common physiological response to uncertainty (Menormalkan stres - ini adalah respons fisiologis umum terhadap ketidakpastian)
  • Increase employees’ sense of control over their actions and work schedule (Meningkatkan rasa kendali karyawan atas tindakan dan jadwal kerja mereka)
  • Encourage people to take care of themselves by getting sleep, exercising, and eating well (Mendorong orang untuk merawat diri sendiri dengan tidur, berolahraga, dan makan dengan baik)

Don’t:
(Jangan dilakukan)

  • Neglect your own anxiety and concerns (Mengabaikan kecemasan dan kekhawatiran diri sendiri)
  • Ignore people’s emotions (Mengabaikan emosi orang)
  • Let the uncertainty be an excuse for not getting work done (Membiarkan ketidakpastian menjadi alasan untuk tidak menyelesaikan pekerjaan)

 

By: Amy Gallo  - The Daily Harvard Business Review

 

Untuk info pelatihan (training), jadwal pelatihan (training), managerial training, tempat pelatihan (training), training for trainers, dan pelatihan (training) programs lain, silakan hubungi kami, BusinessGrowth, lembaga training Indonesia terkemuka. 

International Partners