Blog

Tips for Reading the Room Before a Meeting or Presentation (Tips “Membaca Ruangan”.......)

In every conversation at work, there’s the explicit discussion happening — the words being spoken out loud — and the tacit one. To be successful in most organizations, it’s important to understand the underlying conversations and reactions that people in the room are having. But if you aren’t picking up on those subtle cues, how can you learn to do so? What signals should you be looking for? And what can you do to influence the unspoken dynamics?
(Di setiap percakapan di kantor, ada diskusi eksplisit yang terjadi - kata-kata yang diucapkan dengan lantang - dan yang diam-diam. Agar berhasil di sebagian besar organisasi, penting untuk memahami percakapan dan reaksi mendasar yang dimiliki orang-orang di dalam ruangan. Tetapi jika Anda tidak memahami isyarat halus tersebut, bagaimana Anda bisa belajar melakukannya? Sinyal apa yang harus Anda cari? Dan apa yang dapat Anda lakukan untuk mempengaruhi dinamika yang tak terucapkan?)

What the Experts Say
“Knowing how to read between the lines is a critical workplace skill,” says Annie McKee, a senior fellow at the University of Pennsylvania, and the author of How to Be Happy at Work. “You need to understand other people — what they want, what they don’t want, their fears, hopes, dreams, and motivations,” she says. “This builds trust. And trust is fundamental to getting things done.” In addition, you must be aware of your effect on others, according to Karen Dillon, coauthor of How Will You Measure Your Life? “You need to be constantly assessing how other people are responding to you,” she says. “Some people find this easy and intuitive. For others, it’s a challenge.” The good news is that this skill can be learned. Here are some ways how.

(Apa yang Dikatakan Para Ahli
“Mengetahui cara membaca hal yang tersirat adalah keterampilan kerja yang kritis,” kata Annie McKee, seorang rekan senior di University of Pennsylvania, dan penulis buku How To Be Happy at Work. “Anda perlu memahami orang lain - apa yang mereka inginkan, apa yang tidak mereka inginkan, ketakutan, harapan, impian, dan motivasi mereka,” katanya. “Ini membangun kepercayaan. Dan kepercayaan adalah hal mendasar untuk menyelesaikan sesuatu.”. Selain itu, Anda harus menyadari efek Anda pada orang lain, menurut Karen Dillon, rekan penulis How Will You Measure Your Life? “Anda perlu secara konstan menilai bagaimana orang lain merespon Anda,” katanya. “Sebagian orang merasa ini mudah dan intuitif. Bagi yang lain, ini tantangan.”. Berita baiknya adalah keterampilan ini dapat dipelajari. Berikut beberapa cara caranya.)

Observe
The best way to read a room is to pay close attention to people — and not just what they’re saying. “If you’re relying [solely] on their words, you’re only getting half the picture,” McKee says. Upon entering a meeting, she recommends, do “a quick scan of the individuals,” noting “who’s next to whom, who’s smiling, who’s not, who’s standing, who’s sitting, and how much space is between people.” Next, try to pick up on “the almost invisible clues on how people are feeling” by looking carefully at “their facial expressions, posture, and body language.” Be on the lookout for “quick microexpressions” such as “fleeting smiles, raised eyebrows, or even tiny frowns.” Vigilant observation will give you the information you need to interpret group dynamics. Dillon recommends identifying role models to further improve your social awareness. “Think of people you admire who are great at reading the room,” she says. “Isolate the things they do and try to emulate those.”

(Amati
Cara terbaik untuk “membaca ruangan” adalah memerhatikan orang-orang - dan bukan hanya apa yang mereka katakan. “Jika Anda [semata-mata] mengandalkan kata-kata mereka, Anda hanya mendapatkan separuh gambaran,” kata McKee. Saat memasuki sebuah pertemuan, dia menyarankan, lakukan “pemindaian (scan) cepat tiap individu” dengan mengingat “siapa di sebelah siapa, siapa yang tersenyum, siapa yang tidak, siapa yang berdiri, siapa yang duduk, dan berapa banyak ruang di antara orang-orang.” Selanjutnya, cobalah untuk memahami "petunjuk yang hampir tak terlihat tentang bagaimana perasaan orang-orang" dengan melihat secara teliti "ekspresi wajah, postur, dan bahasa tubuh mereka." Waspadalah untuk "microexpressions cepat" seperti "senyum sekilas, alis terangkat, atau bahkan mengerutkan dahi kecil. ”Observasi yang waspada akan memberi Anda informasi yang Anda butuhkan untuk menafsirkan dinamika kelompok. Dillon merekomendasikan mengidentifikasi role model untuk lebih meningkatkan kesadaran sosial Anda. "Pikirkan orang yang Anda kagumi yang hebat dalam membaca ruangan," katanya. "Kelompokkan hal-hal yang mereka lakukan dan coba tiru mereka.")

Control how much you talk
You can’t observe if you’re spending most of your time talking. You need to listen, Dillon says. “Be conscious of how much you are saying.” Whether you’re in a room with a large group of people, a small group, or you’re speaking with a colleague one-on-one, she advises taking frequent pauses “to really think about what the other person is saying” and watching out for the nonverbal cues. Don’t just wait for your turn to talk; there is “no shame” in silence. When the conversation is more intimate, Dillon says, you must strive to “make the other person feel heard.” Be present. Be engaged. Make eye contact. “Position yourself so that you’re not inviting others to butt into your conversation. Help the other people feel confident that you are all in the moment together.” After the other person says something, paraphrase what they said to indicate that you’re paying attention. Similarly, “if the other person doesn’t seem to be hearing what you’re saying, and you start to realize that you’re talking at them, you should ask a question,” she adds. Try open-ended questions such as “What do you think about…?” or, “What are the consequences of…?” or, “Have you experienced this?” The answers to these questions help you uncover what’s really going on.
(Kontrol seberapa banyak Anda bicara
Anda tidak dapat mengamati jika Anda menghabiskan sebagian besar waktu Anda untuk berbicara. Anda perlu mendengarkan, kata Dillon. "Sadari seberapa banyak yang Anda katakan." Apakah Anda berada di sebuah ruangan dengan sekelompok besar orang, kelompok kecil, atau Anda berbicara dengan rekan kerja satu-satu, ia menyarankan agar sering mengambil jeda "untuk benar-benar memikirkan apa yang dikatakan orang lain” dan memperhatikan isyarat nonverbal. Jangan hanya menunggu giliran bicara; diam itu tidak memalukan. Ketika percakapan lebih intim, kata Dillon, Anda harus berusaha untuk "membuat orang lain merasa didengar." Hadir. Terhubung. Membuat kontak mata. “Posisikan diri Anda sehingga Anda tidak memaksakan orang lain untuk terlibat dalam percakapan Anda. Bantu orang lain merasa yakin bahwa semua orang bersama dalam percakapan itu. ”Setelah orang lain mengatakan sesuatu, parafrase apa yang mereka katakan untuk menunjukkan bahwa Anda memerhatikan. Demikian pula, “jika orang lain tampaknya tidak mendengar apa yang Anda katakan, dan Anda mulai menyadari saat Anda berbicara pada mereka, Anda harus mengajukan pertanyaan,” tambahnya. Cobalah pertanyaan terbuka seperti "Apa pendapat Anda tentang ...?" Atau, "Apa konsekuensi dari ...?" Atau, "Sudahkah Anda mengalami ini?" Jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini membantu Anda mengungkap apa yang sebenarnya terjadi.)

Interpret your observations
Once you’ve “tuned into the emotions and energy in the room,” you can “try to make sense of what you think you know,” McKee says. She recommends “generating multiple hypotheses about what’s going on.” Consider the people in the group more broadly and reflect on the possible reasons for their individual and collective emotional states. “What’s happening in their lives? What’s going on in their jobs? What do you know about these people?” If you don’t know much, this can be tricky, but you can still come up with hypotheses for what’s motivating people. At the same time, you shouldn’t project your feelings onto the group. “Keep your emotions in check,” McKee says, adding that this is a feat that “takes tremendous skill and self-control.” If, say, the room is reverberating tension, don’t let yourself “be hijacked by negative energy, and don’t give in to your natural inclination to be frightened and angry.” Remember, too, that the emotions you perceive are not personal. “It probably doesn’t have anything to do with you.”
(Tafsirkan pengamatan Anda
Begitu Anda telah "menyelaraskan emosi dan energi dalam ruangan," Anda dapat "mencoba memahami yang Anda kira Anda ketahui," kata McKee. Dia merekomendasikan "buat beberapa hipotesis tentang apa yang sedang terjadi." Pertimbangkan orang-orang dalam kelompok secara lebih luas dan refleksikan kemungkinan alasan untuk keadaan emosional individu dan kolektif mereka. “Apa yang terjadi dalam hidup mereka? Apa yang terjadi dalam pekerjaan mereka? Apa yang Anda ketahui tentang orang-orang ini? ”Jika Anda tidak tahu banyak, ini bisa jadi rumit, tetapi Anda masih bisa mengajukan hipotesis tentang apa yang memotivasi orang. Pada saat yang sama, Anda tidak boleh memproyeksikan perasaan Anda ke grup. "Terus jaga emosi Anda," kata McKee, menambahkan bahwa ini "membutuhkan keterampilan dan pengendalian diri yang luar biasa." Jika, katakanlah, terjadi ketegangan dalam ruangan, jangan biarkan diri Anda "dibajak oleh energi negatif, dan jangan menyerah pada kecenderungan alami Anda untuk merasa takut dan marah. ”Ingat juga, bahwa emosi yang Anda rasakan bukanlah hal pribadi. "Emosi itu mungkin tidak ada hubungannya dengan Anda.")

Check your hypotheses
When you’ve developed a few explanations for what’s going on in the room, check your understanding. You can do this by continuing to gather further information — though you should continue to be open to what you’re seeing and sensing so that you don’t fall prey to confirmation bias. You can also ask people directly, in private, McKee says. When you’re in one-on-one conversations, you might say something like, “In the meeting I saw you furrow your brow when discussion turned to the xyz project — how do you feel about it?” Most likely, your colleagues will be pleased you noticed, she says. When you make note of people’s feelings and reactions, they “feel attended to.” Another tactic McKee suggests is talking with a trusted colleague, mentor, or coach. “Talk about what you’ve observed — not in a gossipy way, but as a learning opportunity,” she says. “You want someone else to check ideas with” so that you can say, “What do you think is going on with that colleague? Or that coalition?”
(Periksa hipotesis Anda
Saat Anda mengembangkan beberapa penjelasan atas apa yang terjadi di ruangan, periksa pemahaman Anda. Anda dapat melakukannya dengan terus mengumpulkan informasi lebih lanjut - meskipun Anda harus terus terbuka dengan apa yang Anda lihat dan rasakan sehingga Anda tidak terjebak bias konfirmasi. Anda juga dapat bertanya secara langsung, secara pribadi, kata McKee. Ketika Anda berada di percakapan satu-satu (one-on-one), Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti, "Dalam meeting saya melihat Anda mengerutkan alis ketika diskusi beralih ke proyek xyz - bagaimana perasaan Anda tentang hal ini?" Kemungkinan besar, rekan-rekan Anda akan senang Anda perhatikan, katanya. Ketika Anda mencatat perasaan dan reaksi orang-orang, mereka “merasa diperhatikan.” Taktik lain yang McKee sarankan adalah berbicara dengan rekan kerja, mentor, atau pelatih tepercaya. "Bicaralah tentang apa yang Anda amati - bukan dengan cara gosip, tetapi sebagai kesempatan belajar," katanya. “Anda butuh orang lain untuk mengakurkan ide” sehingga Anda dapat berkata, “Menurut Anda, apa yang sedang terjadi dengan rekan kerja itu? Atau koalisi itu? ")

Put your perceptions into practice
If in the midst of a meeting or interaction, you notice that things are getting tense or heated, you can “take the opportunity to shift the emotional reality of the room,” McKee says. “Use humor,” she adds. “Or empathize with the group — make them feel okay.” She recommends determining who in the room has “the most social or hierarchical capital” and then focusing on getting that person on your side. “It could be a person who has the most seniority, or the person who others are sitting closest to. It could be the person who’s telling jokes and has the ability to lighten the mood.” Keep an eye out “for any positive signals” — the executive in the corner who’s smiling, for instance — and concentrate on those. Importantly, continue to pay attention to what’s not being said. “Most people are just waiting to talk,” she says. As a result, “we may catch most of the words, but we miss the music.”
(Masukkan persepsi Anda ke dalam praktek
Jika di tengah-tengah pertemuan atau interaksi, Anda melihat bahwa segala sesuatu menjadi tegang atau memanas, Anda dapat “mengambil kesempatan untuk menggeser realitas emosional di ruangan,” kata McKee. "Gunakan humor," tambahnya. “Atau berempati dengan kelompok - buat mereka merasa baik-baik saja.” Dia merekomendasikan agar kita menentukan siapa di ruangan itu yang paling memiliki “modal sosial atau hierarkis” dan kemudian fokus untuk mendapatkan orang itu di pihak Anda. “Bisa jadi orang yang paling senior, atau orang yang paling dekat dengan orang lain. Bisa jadi orang yang menceritakan lelucon dan memiliki kemampuan untuk meringankan suasana hati. "Awasi" setiap sinyal positif "- eksekutif yang tersenyum di sudut ruangan, misalnya - dan konsentrasi lah pada mereka. Yang penting, terus perhatikan apa yang tidak dikatakan. "Kebanyakan orang hanya menunggu untuk berbicara," katanya. Akibatnya, "kita mungkin menangkap sebagian besar kata-kata, tetapi kita melewatkan musiknya." )

Principles to Remember
(Prinsip untuk Diingat)

Do: (boleh dilakukan)
Consider the people in the room more broadly and reflect on the possible reasons for their individual and collective emotional states.
(Pertimbangkan orang-orang di ruangan secara lebih luas dan renungkan kemungkinan alasan-alasan keadaan emosional individu dan kolektif mereka.)
Look for microexpressions such as fleeting smiles or raised eyebrows. These offer clues to group dynamics and individual emotions.
(Carilah ekspresi mikro seperti senyuman sekilas atau alis yang terangkat. Ini bisa jadi petunjuk tentang dinamika kelompok dan emosi individu.)

Isolate the behaviors that your socially aware role model exhibits and try to emulate them.
(Pilah tingkah laku yang ditunjukkan oleh role model yang Anda sadari secara sosial dan coba tiru mereka.)

Don’t: (tidak boleh dilakukan)
Be distracted. Maintain eye contact and be present and engaged in conversations with others.
(Terdistraksi. Pertahankan kontak mata dan “hadir” dan terlibat dalam percakapan dengan orang lain.)
Make it all about you. Ask open-ended questions to help you uncover what’s really going on.
(Menjadikan segalanya tentang Anda. Ajukan pertanyaan terbuka untuk membantu Anda mengungkap apa yang sebenarnya terjadi.)
Allow yourself to be hijacked by a room’s negative energy. Keep your emotions in check and do what you can to shift the emotional reality of the room.
(Membiarkan diri Anda “dibajak” oleh energi negatif ruangan. Jagalah emosi Anda dan lakukan apa yang Anda bisa untuk menggeser realitas emosional ruangan.)

 

By: Ron Carucci - The Harvard Business Review

 

Untuk info pelatihan (training), jadwal pelatihan (training), managerial training, tempat pelatihan (training), training for trainers, dan pelatihan (training) programs lain, silakan hubungi kami, BusinessGrowth, lembaga training Indonesia terkemuka.

International Partners