Blog

4 Things You Thought Were True About Time Management (4 Hal yang Anda Pikir Benar Tentang Manajemen

I don’t know anyone who doesn’t struggle with how to make the most of their time at work. How do you stay on top of an overflowing inbox? How do you get work done when your day is taken up by meetings? How can you get through a continually expanding to-do list? How do you even find time to make a list in the first place?

(Saya tidak kenal seorang pun yang tidak bergumul dengan cara memanfaatkan waktu mereka di tempat kerja. Bagaimana Anda bertahan dengan inbox yang “berlimpah”? Bagaimana Anda menyelesaikan pekerjaan ketika hari Anda dikuasai oleh rapat/meeting? Bagaimana Anda bisa melalui to-do-list yang terus berkembang? Bagaimana pula Anda punya waktu untuk membuat daftar itu?)

To make matters worse, there are lots of misconceptions about what time management really comes down to and how to achieve it. Let’s look at some of the most common suggestions and assess whether they’re actually true.

(Untuk memperburuk, ada banyak kesalahpahaman tentang apa hasil manajemen waktu sesungguhnya dan bagaimana mencapainya. Mari kita lihat beberapa saran yang paling umum dan menilai apakah saran-saran itu memang benar.)

 

It’s about managing your time. False.

(Ini tentang mengatur waktu Anda. Salah.)

Time management is a misnomer, says Jordan Cohen, a productivity expert and author of “Make Time for the Work That Matters.” He says that it’s really about productivity: “We have to get away from labeling it ‘time management’. It’s not about time per se but about how productive you can be.” He likens it to the difference between dieting and being healthy. “You can diet all you want,” he says, “but you won’t necessarily be healthier.” In the same way, you can pay close attention to how you spend your time, manage your email, etc., but you won’t necessarily be more productive.

(Manajemen waktu adalah istilah yang tidak tepat, kata Jordan Cohen, seorang ahli produktivitas dan penulis “Make Time for the Work That Matters.” Dia mengatakan bahwa ini benar-benar tentang produktivitas: "Kita harus menjauh dari label 'manajemen waktu'. Ini bukan semata-mata tentang waktu, tetapi tentang seberapa produktifnya Anda. ”Dia mengibaratkan perbedaan antara berdiet dan menjadi sehat. “Anda dapat melakukan diet sesuai keinginan Anda,” katanya, “tetapi Anda tidak selalu akan lebih sehat.” Dengan cara yang sama, Anda dapat memperhatikan bagaimana Anda menghabiskan waktu, mengelola email, dll., Tetapi belum tentu Anda lebih produktif.)

Teresa Amabile, the Edsel Bryant Ford Professor of Business Administration at Harvard Business School and coauthor of The Progress Principle, whose expertise in this area comes from reading thousands of work diaries of workers who documented their struggles to get work done, says it’s more about managing your overall workload. Many managers simply take on too much. “If you don’t keep an eye on the commitments you’ve made or are making, there is no time management technique that’s going to solve that,” she says. Sure, this might be an organization-level problem — many managers overload their team members ­— but she says that most professionals have more control over their workload than they might admit. “It is possible to say no. It is possible to negotiate,” she says. Cohen agrees: “While your schedule may not be yours per se, you can be judicious about what you go to and how you manage it.”

(Teresa Amabile, Profesor Administrasi Bisnis Edsel Bryant Ford di Harvard Business School dan rekan dari The Progress Principle, yang keahliannya di bidang ini berasal dari membaca ribuan catatan harian pekerja yang mendokumentasikan perjuangan mereka untuk menyelesaikan pekerjaan, mengatakan bahwa ini lebih tentang mengelola beban kerja Anda secara keseluruhan. Banyak manajer mengambil terlalu banyak beban kerja. “Jika Anda tidak mengawasi komitmen yang Anda buat atau sedang buat, tidak ada teknik manajemen waktu yang akan menyelesaikannya,” katanya. Tentu, ini mungkin masalah tingkat organisasi - banyak manajer membebani anggota tim mereka - tetapi dia mengatakan bahwa sebagian besar profesional memiliki kendali lebih besar atas beban kerja mereka daripada yang mungkin mereka akui. “Adalah mungkin untuk mengatakan tidak. Adalah mungkin untuk bernegosiasi, ”katanya. Cohen setuju: "Meskipun jadwal Anda mungkin bukan milik Anda sendiri, Anda bisa bijaksana tentang apa yang Anda lakukan dan bagaimana Anda mengelolanya.")

 

You just need to find the right system or approach. False.

(Anda hanya perlu menemukan sistem atau pendekatan yang tepat. Salah.)

“Having a system can be useful, but it takes more than that,” says Amabile. “And what works for each person, like spending an hour and a half on focused work at the beginning of the day, will not necessarily work for another person.” The key is to continually experiment with techniques. “Some things may or may not work in a particular context or situation,” says Cohen. Try lots of different approaches — reallytry them. Don’t change the way you check email for a week and declare it a failure. Set metrics for measuring success, give the approach time, and consider involving someone else — your boss or a coworker — to help you evaluate whether it really worked.

("Memiliki sistem dapat bermanfaat, tetapi butuh lebih dari itu," kata Amabile. "Dan apa yang berhasil untuk setiap orang, seperti menghabiskan satu jam setengah pada pekerjaan terfokus di awal hari, tidak selalu berhasil untuk orang lain." Kuncinya adalah terus bereksperimen dengan teknik. "Beberapa hal mungkin berhasil atau tidak dalam konteks atau situasi tertentu," kata Cohen. Coba banyak pendekatan yang berbeda - cobalah benar-benar. Jangan mengubah cara Anda memeriksa email selama seminggu dan menyatakannya sebagai kegagalan. Tetapkan metrik untuk mengukur keberhasilan, berikan waktu pendekatan, dan pertimbangkan untuk melibatkan orang lain - atasan atau rekan kerja Anda - untuk membantu Anda mengevaluasi apakah itu benar-benar berhasil.)

 

You need to devote time to change. Somewhat true.

(Anda perlu mencurahkan waktu untuk berubah. Agak benar.)

One person I spoke to said her biggest challenge was finding time to put time management systems into place. She didn’t have the day or two she felt she needed to set aside. Amabile says this may not be necessary: “Small tweaks can make a big difference. The best approach is to start out with a few small things. Progress in this context might mean that you find yourself with some additional time each day when you can reflect and think. Even if it’s just an additional 20 or 30 minutes each day, that’s progress.” But it depends on how bad your situation is and how desperate you feel. Amabile mentioned one person who decided to use her vacation week for a major overhaul to achieve less stress. She looked at how she was using her time, her level of commitments, and experimented with a few techniques that people had suggested. “She felt things had gotten so out of control that she wanted to give herself this gift. But that was an extreme measure that was necessitated by the extreme situation,” says Amabile.

(Satu orang yang saya ajak bicara mengatakan tantangan terbesarnya adalah menemukan waktu untuk menempatkan sistem manajemen waktu. Dia tidak memiliki satu atau dua hari yang dirasa perlu disisihkan. Amabile mengatakan ini mungkin tidak perlu: “Perubahan kecil dapat membuat perbedaan besar. Pendekatan terbaik adalah memulai dengan beberapa hal kecil. Kemajuan dalam konteks ini dapat berarti bahwa Anda menemukan beberapa waktu tambahan setiap hari ketika Anda dapat merefleksikan dan berpikir. Bahkan bila hanya tambahan 20 atau 30 menit setiap hari, itu kemajuan. ”Tapi itu tergantung pada seberapa buruk situasi Anda dan seberapa putus asanya Anda. Amabile menyebutkan satu orang yang memutuskan untuk menggunakan minggu liburannya untuk perbaikan besar-besaran untuk mengurangi stres. Dia melihat bagaimana dia menggunakan waktunya, tingkat komitmennya, dan bereksperimen dengan beberapa teknik yang disarankan orang. “Dia merasa hal-hal menjadi begitu tidak terkendali sehingga dia ingin memberi dirinya sendiri hadiah ini. Tapi itu adalah ukuran ekstrim yang dituntut oleh situasi ekstrim, ”kata Amabile.)

 

It’s up to you — and only you — to get it right. Somewhat true.

(Terserah Anda - dan hanya Anda - untuk melakukannya dengan benar. Agak benar.)

This may be partly true. “There is no one who’s responsible for how productive you are,” says Cohen. In that sense, this rests on your shoulders. He is clear: “You’re expected to be productive, so you better take this puppy on yourself.” But Cohen and Amabile both say you can’t do it alone. “If you’re in an organization where there are pressures for immediate responses or turnarounds on all requests or there is no room for any kind of slack, it’s very tough to do time management on your own,” says Amabile. She points to Leslie Perlow’s research about small tweaks you can make in any work environment. Still, it may be tough. “Organizations unknowingly put a lot of barriers in front of you to get your work done — unclear strategy and clumsy processes, to name just a few,” Cohen says.

(Ini mungkin sebagian benar. "Tidak ada orang yang bertanggung jawab atas seberapa produktifnya Anda," kata Cohen. Dalam artian, terbeban di pundak Anda. Dia yakin: "Anda diharapkan untuk menjadi produktif, jadi sebaiknya Anda urus sendiri." Tapi Cohen dan Amabile sama-sama mengatakan Anda tidak dapat melakukannya sendiri. “Jika Anda berada di sebuah organisasi di mana ada desakan untuk respon-segera atau menanggapi semua permintaan atau tidak ada ruang untuk kelonggaran apa pun, sangat sulit untuk melakukan manajemen waktu sendirian,” kata Amabile. Dia menunjuk pada penelitian Leslie Perlow tentang “cubitan” kecil yang dapat Anda buat di lingkungan kerja apa pun. Tetap saja, ini mungkin sulit. "Organisasi tanpa sadar menempatkan banyak halangan di depan Anda untuk menyelesaikan pekerjaan Anda - strategi yang tidak jelas dan proses yang kaku, hanya beberapa contohnya," kata Cohen.)

If this sounds like your company, Amabile suggests you make attempts to change the culture. “I would urge people to push back in ways that they believe will be effective,” she says. Raise questions like, “How can we be more productive around here?” This can often be more effective than focusing on getting out of your own bind. “You have a responsibility to push back on the organization,” she says. Cohen also thinks it’s worth talking with senior management, because it’s often bigger than any single manager. “It requires a redesign of how work gets done, where decisions get made, how they get made. There’s only so much that a system can take,” he says.

(Jika ini kedengarannya seperti perusahaan Anda, Amabile menyarankan Anda melakukan upaya untuk mengubah budaya. "Saya akan mendesak orang untuk mendorong dengan cara-cara yang mereka yakini akan efektif," katanya. Munculkan pertanyaan seperti, “Bagaimana kita bisa lebih produktif di sini?” Ini sering kali lebih efektif daripada berfokus untuk keluar dari ikatan Anda sendiri. "Anda memiliki tanggung jawab untuk mendorong kembali organisasi," katanya. Cohen juga berpendapat ada baiknya bicara dengan manajemen senior, karena seringkali lebih besar daripada manajer tunggal mana pun. “Butuh desain ulang tentang bagaimana pekerjaan diselesaikan, di mana keputusan dibuat, bagaimana mereka dibuat. Ada begitu banyak yang dapat dilakukan sistem, ”katanya.)

For the lone professional, getting control over your workload and schedule is daunting. But knowing the difference between what people say will work and what actually does may be the first step in the right direction.

(Bagi seorang profesional, mengendalikan beban kerja dan jadwal Anda adalah hal yang menakutkan. Tetapi mengetahui perbedaan antara apa yang orang bilang akan berhasil dan apa yang memang berhasil mungkin merupakan langkah pertama ke arah yang benar.)

 

By : Amy Gallo - The Harvard Business Review

Untuk info pelatihan (training), jadwal pelatihan (training), managerial training, tempat pelatihan (training), training for trainers, dan pelatihan (training) programs lain, silakan hubungi kami, BusinessGrowth, lembaga training Indonesia terkemuka.

International Partners