Break Bad Habits with a Simple Checklist (Ubah Kebiasaan Buruk dengan Checklist Sederhana)

When we’re starting out on a new goal, we’re full of energy and enthusiasm. We eagerly make changes and take steps in our new direction in the first few weeks. But as time goes on, the newness wears off. Our energy drains, and we lose sight of our goal. Ultimately, we slide back into the status quo.
(Ketika memulai satu tujuan baru, kita penuh dengan energi dan antusiasme. Dengan bersemangat kita membuat perubahan dan mengambil langkah ke arah baru, di beberapa minggu pertama. Tapi seiring berjalannya waktu, kebaruan itu habis. Energi kita mengering, dan kita kehilangan tujuan kita. Akhirnya, kita kembali ke status quo.)

No matter how sophisticated your strategies to rid yourself of bad habits and create good ones, you’re less likely to succeed if you don’t track and review your progress frequently. Noting your improvements each day encourages you to keep going. And by identifying where you’re falling short, you’ll notice patterns and make adjustments, so you won’t feel stuck in habits that feel unnatural or aren’t producing real change.
(Tidak peduli seberapa canggih strategi Anda untuk menyingkirkan kebiasaan buruk dan menciptakan kebiasaan yang baik, Anda cenderung tidak berhasil jika tidak mengikuti dan meninjau kemajuan Anda sesering mungkin. Mencatat perbaikan Anda setiap hari, mendorong Anda untuk terus berjalan. Dan dengan mengidentifikasi di mana Anda gagal, Anda akan melihat pola dan melakukan penyesuaian, sehingga Anda tidak akan merasa terjebak dalam kebiasaan yang terasa tidak alami atau tidak menghasilkan perubahan nyata.)

Consider the example of Yi-Min, chief of staff for a CEO at a technology firm. Yi-Min’s colleagues thought he was a poor listener who micromanaged and didn’t respect others’ time. His boss wanted him to work on being more considerate and empowering others. After receiving some particularly stinging feedback from a colleague that confirmed what his boss had shared, Yi-Min vowed to be a better leader. Together, we crafted a plan to help Yi-Min achieve his goals.
(Lihatlah contoh Yi-Min, kepala staf CEO di sebuah firma teknologi. Rekan-rekan Yi-Min mengira dia pendengar yang buruk, yang micromanaged dan tidak menghargai waktu orang lain. Atasannya ingin agar dia lebih perhatian dan memberdayakan orang lain. Setelah menerima beberapa umpan balik yang sangat “menyengat” dari seorang rekan dan memperkuat apa yang disampaikan atasannya, Yi-Min bersumpah untuk menjadi pemimpin yang lebih baik. Bersama-sama, kami membuat rencana untuk membantu Yi-Min mencapai tujuannya.)

Yi-Min started by creating three goals, one for each area of negative feedback he’d received. He aimed to listen better, reduce micromanagement, and value others’ time. While these objectives were ambitious and commendable, they weren’t measurable. We needed to identify ways for him to improve that he could monitor and track. Here is what we came up with:

(Yi-Min memulai dengan menciptakan tiga tujuan, satu untuk setiap area umpan balik negatif yang dia terima. Dia bertujuan mendengarkan dengan lebih baik, mengurangi micromanagement, dan menghargai waktu orang lain. Meskipun tujuan ini ambisius dan terpuji, namun hal tersebut tidak dapat diukur. Kami perlu mengidentifikasi cara agar dia bisa memperbaiki diri yang bisa diikuti dan dipantau. Inilah yang kami sarankan:)

• Listen better. Attend one meeting a day without devices.

(Dengarkan dengan lebih baik. Hadiri satu rapat dalam sehari tanpa membawa perangkat komunikasi.)

• Micromanage less. Use the delegation dial technique during one-on-one meetings with his staff to loosen his control and empower them to take on new responsibilities.

(Kurangi Micromanage. Gunakan teknik delegasi selama pertemuan empat mata dengan stafnya, untuk melonggarkan kendalinya dan memberdayakan mereka untuk mengambil tanggung jawab baru.)

• Value others’ time. Limit instant messages to two a day among all colleagues.

(Hargai waktu orang lain. Batasi hanya dua pesan via messenger per hari kepada setiap rekan kerja.)

Note that for each goal, he chose only a small task. Taking on large tasks, or too many tasks at once, overwhelms us. You’re more likely to follow through if the task is small. Once successful, you can then try a new activity or increase the original task’s complexity. For example, in order to listen better, Yi-Min could have left all devices behind for every meeting, but that would be a hard shift to make. Instead, he started with one meeting a day. From there, he was able to decide whether to increase the number of device-free meetings, or consider another activity that could help him to be a better listener.
(Perhatikan bahwa untuk setiap tujuan, dia hanya memilih tugas kecil. Mengambil tugas besar, atau terlalu banyak tugas sekaligus, membuat kita kewalahan. Kita lebih mungkin menindaklanjuti jika tugasnya kecil. Setelah berhasil, Anda kemudian dapat mencoba aktivitas baru atau meningkatkan kompleksitas tugas awal. Sebagai contoh, agar bisa mendengarkan dengan lebih baik, Yi-Min bisa saja meninggalkan semua perangkat komunikasinya dalam setiap rapat, tapi itu akan menjadi perpindahan yang sulit. Sebagai gantinya, ia memulai dengan satu rapat di satu hari. Dari situ, dia bisa memutuskan apakah akan menambah jumlah rapat tanpa perangkat, atau mempertimbangkan aktivitas lain yang bisa membantunya menjadi pendengar yang lebih baik.)

Once he identified his tasks, it would have been easy for Yi-Min to move on with his daily work, with a plan to execute each of them. But this would have been a mistake. He would likely have started strong but slowly lost his dedication, distracted by daily to-dos and falling back into his old habits. Instead, Yi-Min needed to proactively track his daily progress.

(Begitu dia mengidentifikasi tugasnya, akan sangat mudah bagi Yi-Min untuk melanjutkan pekerjaannya sehari-hari, dengan sebuah rencana untuk mengeksekusi setiap tugas. Tapi ini bisa menjadi sebuah kesalahan. Mungkin awalnya dia mulai dengan kuat tapi perlahan kehilangan dedikasinya, terganggu oleh tugas harian dan kembali ke kebiasaan lamanya. Sebagai gantinya, Yi-Min perlu secara proaktif mengikuti kemajuan hariannya.)

I recommend using a simple tracking chart called the “Yes List” to help you see where you’re making progress toward change and where you may be falling short. If you’re groaning at the thought of a daily exercise, don’t worry; this will take you no more than two minutes a day.
(Saya merekomendasikan penggunaan tabel pelacakan sederhana yang disebut "Yes List (Daftar Ya)", untuk membantu Anda melihat kemajuan Anda menuju perubahan, dan di mana Anda mungkin gagal. Jika Anda mengeluh karena mengira ini akan mirip jadwal olahraga harian, jangan khawatir; Ini hanya butuh tidak lebih dari dua menit sehari.)

Simply track whether you accomplished each habit daily in a checklist, using Y for yes and N for no. For example, see Yi-Min’s list below.
(Lacak apakah Anda setiap hari menyelesaikan setiap kebiasaan di daftar, menggunakan Y untuk ya dan N untuk no. Sebagai contoh, lihat daftar Yi Min di bawah ini.)

Pin your Yes List on your device or as a hard copy somewhere you will see it regularly, and create a daily reminder to fill it out at the end of the day. Tracking your results allows you to see progress with a quick glance. Most people get a sense of accomplishment as they tally up the Y’s and N’s at the end of the day.
(Pin Yes List Anda di perangkat Anda atau tempel hard copy nya di suatu tempat yang bisa Anda lihat secara teratur, dan buat pengingat harian untuk mengisinya di penghujung hari. Melacak pencapaian memungkinkan Anda melihat kemajuan dalam sekilas. Kebanyakan orang merasa berprestasi saat mereka menghitung nilai Y dan N di akhir hari.)

After several weeks of tracking your habits, assess whether there are any patterns that need adjusting. Doing so lets you see your successes — and missteps — and helps you to identify what might be causing issues.

(Setelah beberapa minggu memantau kebiasaan Anda, nilailah apakah ada pola yang perlu disesuaikan. Dengan melakukan hal itu, Anda dapat melihat kesuksesan – dan langkah salah – Anda dan membantu Anda mengidentifikasi penyebab masalah.)

For example, when Yi-Min and I reviewed his patterns, he found that he failed to delegate appropriately on Mondays. He realized it was because, at the beginning of each week, he met with the one employee who was an underperformer. Yi-Min was afraid to delegate to this employee because he feared receiving poor work in return. Once he understood this, he had a very different conversation during their next one-on-one. He gave more direct feedback instead of indirectly taking over the employee’s work. Had he failed to notice the trend, he may never have addressed the real reason behind his challenges in delegating.
(Sebagai contoh, ketika Yi-Min dan saya meninjau kembali pola-polanya, dia menemukan bahwa dia gagal mendelegasikan dengan tepat pada hari Senin. Dia menyadari itu karena, pada setiap awal minggu, dia bertemu dengan satu karyawan berkinerja buruk. Yi-Min takut untuk mendelegasikan ke karyawan ini karena dia takut menerima hasil kerja yang buruk. Begitu dia mengerti ini, dia melakukan percakapan yang sangat berbeda selama pertemuan empat mata berikutnya. Dia memberi lebih banyak umpan balik langsung daripada mengambil alih pekerjaan karyawannya secara tidak langsung. Seandainya dia tidak menyadari ini, dia mungkin tidak akan pernah tahu alasan sesungguhnya di balik kesulitannya dalam mendelegasikan.)

Reviewing his patterns also allowed Yi-Min to recognize when he was ready to introduce another habit aimed at achieving his goal. After practicing with one meeting a day, Yi-Min slowly increased the number of device-free meetings he attended until, four months later, he no longer used devices in meetings at all. He even stopped tracking his device-free meetings because it had successfully become habit. He now had the energy and focus to tackle a new habit. Yi-Min replaced the old one on the chart with the next one in his goal of being a better listener: paraphrasing what he heard at least once a day. He continued the pattern of creating a habit and adding a new one for each of his three goals. A year later, Yi-Min’s staff consider him to be a stronger listener, a mindful collaborator, and an empowering manager.
(Mengaji ulang pola hidupnya juga memungkinkan Yi-Min untuk mengenali kapan ia siap untuk menampilkan kebiasaan lain dalam mencapai tujuannya. Setelah berlatih dengan satu rapat sehari, Yi-Min perlahan-lahan menambah jumlah rapat-bebas-perangkat yang dia hadiri, sampai, empat bulan kemudian, dia tidak lagi menggunakan perangkat sama sekali saat rapat. Dia bahkan berhenti melacak rapat-bebas-perangkatnya karena telah sukses menjadi kebiasaan. Sekarang dia memiliki energi dan fokus untuk mengatasi kebiasaan baru. Yi-Min mengganti daftar kebiasaan lama dengan yang baru dalam tujuannya menjadi pendengar yang lebih baik: memparafrasekan apa yang dia dengar setidaknya sekali sehari. Dia melanjutkan pola menciptakan kebiasaan dan menambahkan satu kebiasaan baru untuk masing-masing dari tiga tujuannya. Setahun kemudian, staf Yi-Min menganggapnya sebagai pendengar yang lebih kuat, kolaborator yang perhatian, dan manajer yang memberdayakan.)

You can set goals to achieve your dreams or improve your behavior, but without actionable ways to move forward and a way to measure progress, you’ll fall back into your old bad habits once again. Take the time to identify how to meet your goals, starting with little steps, and take note of your improvements. Pretty soon, you may discover you’ve developed some positive new work habits.
(Anda dapat menetapkan tujuan untuk mencapai impian Anda atau memperbaiki perilaku Anda, namun tanpa cara yang dapat ditindaklanjuti untuk maju dan cara untuk mengukur kemajuan, Anda akan kembali lagi ke kebiasaan buruk lama. Luangkan waktu untuk mengidentifikasi bagaimana mencapai tujuan Anda, dimulai dengan langkah-langkah kecil, dan catat perbaikan Anda. Tak lama lagi, Anda mungkin menemukan bahwa Anda telah mengembangkan beberapa kebiasaan kerja baru yang positif.)

 

By: Sabina Nawaz - The Daily Harvard Business Review

 

Untuk info pelatihan (training), jadwal pelatihan (training), managerial training, tempat pelatihan (training), training for trainers, dan pelatihan (training) programs lain, silakan hubungi kami, BusinessGrowth, lembaga training Indonesia terkemuka.