Align Your Time Management with Your Goals (Selaraskan Manajemen Waktu dengan Tujuan Anda)

At the end of a busy day, sometimes it’s hard to figure out where the time went. The following excerpt from the book Getting Work Done provides a simple process for you to prioritize your work and understand how you’re actually using your time.
(Di penghujung hari yang sibuk, terkadang sulit untuk mencari tahu ke mana perginya waktu. Kutipan berikut dari buku Getting Work Done memberikan proses sederhana bagi Anda untuk memprioritaskan pekerjaan Anda dan memahami bagaimana sebenarnya Anda menggunakan waktu Anda.)

What goals are you aiming for in your work? Does the way that you are spending your time actually correlate to those goals? Without answers to these questions, you won’t know how the many tasks on your list should be prioritized, organized, and ultimately accomplished.
(Sasaran apa yang Anda tuju dalam pekerjaan Anda? Apakah cara Anda menghabiskan waktu Anda sebenarnya berkorelasi dengan tujuan tersebut? Tanpa jawaban atas pertanyaan-pertanyaan ini, Anda tidak akan tahu bagaimana tugas yang banyak dalam daftar Anda harus diprioritaskan, diorganisir, dan akhirnya tercapai.)

 

List your goals
(Buat daftar tujuan Anda)

Ideally, you and your manager should meet at the start of each year to formulate a set of performance goals. From your discussion, you should understand how those goals tie into the company’s aims and mission. You likely also have your own personal career goals. Together, these may look something like, “Improve people-management skills. Manage six new products. Handle contracts for all of the department’s new products. Develop vendor-management skills.”
(Idealnya, Anda dan manajer Anda harus bertemu di setiap awal tahun untuk merumuskan serangkaian sasaran kinerja. Dari diskusi Anda, Anda harus memahami bagaimana tujuan tersebut terkait dengan tujuan dan misi perusahaan. Anda mungkin juga memiliki tujuan karir pribadi. Jika digabungkan, maka mungkin menjadi, “Tingkatkan keterampilan manajemen-orang. Kelola enam produk baru. Tangani kontrak untuk semua produk baru departemen. Kembangkan keterampilan manajemen-vendor. ”) 

Revisiting them now, write these goals down—on paper or in a note-taking app if you prefer. You will use these goals in two ways: first, to prioritize your daily work; and second, to gauge your progress (in other words, to benchmark what you’re accomplishing and whether the changes you make as a result of this book are effective for you). By referring back to this list regularly, you’ll be able to identify which tasks are most important for you to tackle so you can plan accordingly.
(Tinjau kembali sekarang, tuliskan tujuan ini — di atas kertas atau di aplikasi pencatat jika Anda menginginkannya. Anda akan menggunakan tujuan-tujuan ini dengan dua cara: pertama, untuk memprioritaskan pekerjaan harian Anda; dan ke dua, untuk mengukur kemajuan Anda (dengan kata lain, untuk mengukur apa yang Anda capai dan apakah perubahan yang Anda buat sebagai hasil efektif untuk Anda). Dengan merujuk kembali ke daftar ini secara teratur, Anda akan dapat mengidentifikasi tugas mana yang paling penting untuk Anda selesaikan, sehingga Anda dapat menyesuaikan rencana.)

 

Track your time
(Lacak waktu Anda)

Once you’ve identified your goals, it’s time to examine how you’re currently spending your time. Are you working on the things you should be doing—the things that will allow you to reach those goals—or are you getting bogged down by unrelated tasks or unexpected crises?
(Setelah Anda mengidentifikasi sasaran/tujuan Anda, sekarang saatnya untuk memeriksa bagaimana Anda saat ini menghabiskan waktu Anda. Apakah Anda mengerjakan hal-hal yang seharusnya Anda lakukan — hal-hal yang akan memungkinkan Anda mencapai sasaran-sasaran itu — atau apakah Anda tersendat oleh tugas-tugas yang tidak terkait atau krisis yang tidak terduga?)

In order to truly understand where you are spending your time and to identify whether you should adjust your workload, track your work for two weeks by completing the following exercise. You may discover that your results don’t align with your goals. The point is to uncover where that misalignment occurs so you can correct it.
(Untuk benar-benar memahami di mana Anda menghabiskan waktu dan untuk mengidentifikasi apakah Anda harus menyesuaikan beban kerja Anda, lacak pekerjaan Anda selama dua minggu dengan menyelesaikan latihan berikut. Anda mungkin menemukan bahwa hasil Anda tidak selaras dengan sasaran Anda. Intinya adalah untuk mengungkap di mana ketidakselarasan itu terjadi sehingga Anda dapat memperbaikinya.)

First, write down your activities. Consider this a brain dump, and leave no stone unturned. List all of the tasks you perform, meetings you attend, and even the time you spend socializing or procrastinating at work. It can help to look back over your calendar for the last week or two to get a sense of your range of activities. Once you have a full list, break it down into broad categories so you can track the amount of time you spend doing tasks in each category. Some categories to consider include:
(Pertama, tuliskan aktivitas Anda. Anggaplah ini aktivitas brain dump, dan jangan ada hal yang terlewat. Buat daftar semua tugas yang Anda lakukan, rapat yang Anda hadiri, dan bahkan waktu yang Anda habiskan untuk bersosialisasi atau menunda-nunda dalam bekerja. Ini dapat membantu melihat kembali kalender Anda selama satu atau dua minggu terakhir untuk mendapatkan sense dari berbagai aktivitas Anda. Setelah Anda memiliki daftar lengkap, bagilah ke dalam kategori yang luas sehingga Anda dapat melacak jumlah waktu yang Anda habiskan untuk melakukan tugas di setiap kategori. Beberapa kategori untuk dipertimbangkan termasuk:)

• Core responsibilities: day-to-day tasks that make up the crux of your job.(tanggung jawab Inti: tugas sehari-hari yang membentuk inti pekerjaan Anda.)
• Personal growth: activities and projects that you find meaningful and valuable, but may not be part of your everyday responsibilities.(Pertumbuhan pribadi: kegiatan dan proyek yang Anda anggap bermakna dan berharga, tetapi mungkin tidak menjadi bagian dari tanggung jawab Anda sehari-hari.) 
• Managing people: your work with others, including direct reports, colleagues, and even your superiors.(Mengelola orang: pekerjaan Anda dengan orang lain, termasuk laporan langsung, rekan kerja, dan bahkan atasan Anda.)
• Crises and fires: interruptions and urgent matters that arise occasionally and unexpectedly. Free time: lunch breaks and time spent writing personal e-mails, browsing the web, or checking social media.(Krisis dan kebakaran: interupsi dan hal-hal mendesak yang muncul kadang-kadang dan tidak terduga. Waktu luang: istirahat makan siang dan waktu yang dihabiskan untuk menulis e-mail pribadi, menjelajahi web, atau memeriksa media sosial.)
• Administrative tasks: necessary tasks that you perform each day, such as approving time sheets or invoices, or putting together expense reports.(Tugas administratif: tugas-tugas penting yang Anda lakukan setiap hari, seperti menyetujui lembar waktu atau faktur, atau menyusun laporan pengeluaran.)

Seeing your work broken into categories like this will help you visualize how you’re really spending your time, and you may already be getting a sense of whether this lines up with the goals you identified.
(Melihat pekerjaan Anda dipecah ke dalam kategori seperti ini akan membantu Anda memvisualisasikan bagaimana Anda benar-benar menghabiskan waktu Anda, dan Anda mungkin sudah mendapatkan sense apakah ini sesuai dengan tujuan yang Anda identifikasi.)

Then, track your time. Once you have your categories established, begin tracking how much time you spend doing tasks in each. You can estimate by the hour, or if you want to dig deeper into your habits, you can get more granular. To record your results, use either an online time-tracking tool or a standard calendar; to analyze those results, use a spreadsheet like the one depicted below. List each category in its own column, and write the days of the week in each row. Calculate the time you spend on each task for each category for the next two weeks and put the totals in the corresponding categories.
(Kemudian, lacak waktu Anda. Setelah kategori Anda ditetapkan, mulailah melacak berapa banyak waktu yang Anda habiskan untuk melakukan tugas di masing-masing kategori. Anda dapat memperkirakan per jam, atau jika Anda ingin menggali lebih dalam kebiasaan Anda, Anda bisa mendapatkan lebih banyak rincian. Untuk merekam hasil Anda, gunakan alat time-tracking online atau kalender standar; untuk menganalisis hasil tersebut, gunakan spreadsheet seperti yang digambarkan di bawah ini. Buat daftar setiap kategori di kolomnya sendiri, dan tuliskan hari-hari dalam seminggu di setiap baris. Hitung waktu yang Anda habiskan untuk setiap tugas untuk setiap kategori selama dua minggu ke depan dan masukkan jumlah total dalam kategori yang sesuai.)

At this point, you may be thinking, I’m busy; I don’t have time to log everything I do. It’s true: This system does require an up-front investment of time and effort.
(Pada titik ini, Anda mungkin berpikir, saya sibuk; Saya tidak punya waktu untuk mencatat semua yang saya lakukan. Benar: Sistem ini memang memerlukan investasi waktu dan upaya di awal.)

But logging your tasks and how long it takes to complete them will let you clearly see where you’re spending too much time and where you need to begin to reallocate time to achieve your goals. If you want to improve your people management skills, for example, you may realize that devoting 10 hours a week is not enough; perhaps you need to of?oad some administrative tasks so you have the additional time you need for that goal. By making small, deliberate shifts in how you spend your day, you’ll ensure that you’re investing the right amount of time on the tasks that matter most, making you more efficient at achieving your goals.
(Tetapi dengan mencatat tugas Anda dan berapa lama waktu yang diperlukan untuk menyelesaikannya, akan memungkinkan Anda melihat dengan jelas di mana Anda menghabiskan terlalu banyak waktu dan di mana Anda perlu mulai mengalokasikan waktu untuk mencapai tujuan Anda. Jika Anda ingin meningkatkan keterampilan manajemen-orang Anda, misalnya, Anda mungkin menyadari bahwa mencurahkan 10 jam seminggu tidak cukup; mungkin Anda perlu menghilangkan beberapa tugas administratif sehingga Anda memiliki waktu tambahan yang Anda butuhkan untuk tujuan itu. Dengan membuat perubahan kecil yang disengaja tentang bagaimana Anda menghabiskan hari Anda, Anda akan memastikan bahwa Anda menginvestasikan jumlah waktu yang tepat pada tugas-tugas yang paling penting, membuat Anda lebih efisien dalam mencapai tujuan Anda.)

 

By: The Harvard Business Review Press book 20-Minute Manager: Getting Work Done

 

 

Untuk info pelatihan (training), jadwal pelatihan (training), managerial training, tempat pelatihan (training), training for trainers, dan pelatihan (training) programs lain, silakan hubungi kami, BusinessGrowth, lembaga training Indonesia terkemuka.